Zapytanie ofertowe nr 1/2025/ZAP/ToJLU z dnia 04.03.2025

Zapraszamy do składania ofert w ramach: 

Zapytanie ofertowe nr 1/2025/ZAP/ToJLU

Techniczne opracowanie 51 krótkometrażowych filmów dydaktycznych

Projekt finansowany przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w ramach w ramach Programu Partnerstwa strategiczne NAWA (2023).

Uczelnia Łazarskiego (Zamawiający) w związku z realizacją projektu pn. „Troska o Jutro: Integracja 17 Celów Zrównoważonego Rozwoju w Edukacji Wyższej” zaprasza potencjalnych wykonawców do udziału w postępowaniu wyłonienia Wykonawcy przedmiotu zamówienia na techniczne opracowanie 51 krótkometrażowych filmów dydaktycznych.

Pozycja we Wspólnym Słowniku Zamówień CPV: 92100000-2 Usługi kinematograficzne oraz wideo; 92110000-5 Produkcja filmów kinowych i wideo oraz podobne usługi; 92111000-2 Usługi produkcji filmów kinowych i wideo; 92111200-4 Produkcja filmów reklamowych, propagandowych i informacyjnych i taśm wideo; 92111260-2 Produkcja informacyjnych taśm wideo

Przedmiotowe postępowanie (ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/2025/ZAP/ToJLU z dnia 04.03.2025 r.) zostało szczegółowo opisane/uregulowane w poniższych dokumentach:

• Zapytanie_1_2025_ZAP_ToJLU_04.03.2025
• Załącznik nr 1 Opis przedmiotu zamówienia_1_2025_ZAP_ToJLU
• Załącznik nr 2 Formularz ofertowy_1_2025_ZAP_ToJLU 

Plik pn. Zapytanie_1_2025_ZAP_ToJLU_04.03.2025 zawiera następujące treści:

1. Zamawiający
2. Przedmiot zamówienia
3. Termin realizacji zamówienia
4. Warunki udziału w postępowaniu
5. Kryteria wyboru ofert
6. Sposób przygotowania oferty
7. Termin i sposób złożenia oferty
8. Wybór wykonawcy, sposób ogłoszenia i podpisanie umowy
9. Zmiany postanowień zawartej umowy
10. Informacje uzupełniające

Przedmiotowe postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady konkurencyjności, o której mowa w PODRĘCZNIKU BENEFICJENTA DLA PROGRAMÓW NARODOWEJ AGENCJI WYMIANY AKADEMICKIEJ Programy dla Instytucji, z uwzględnieniem zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców / dostawców realizujących zamówienia związane z realizacją Projektu – wydatki w ramach Projektu ponoszone są w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny. 

Postępowanie nie jest prowadzone w oparciu o ustawę z dnia 11 września 2019 r.
Prawo zamówień publicznych, w związku z czym nie jest możliwe stosowanie środków odwoławczych określonych w ustawie. 

Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Troska o Jutro: Integracja 17 Celów Zrównoważonego Rozwoju w Edukacji Wyższej” (dalej Projekt) realizowanego na podstawie umowy nr BNI/PST/2023/1/00093, finansowanego przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w ramach Programu Partnerstwa strategiczne NAWA (2023).

Strona internetowa projektu pn. „Troska o Jutro: Integracja 17 Celów Zrównoważonego Rozwoju w Edukacji Wyższej”.

Osoby uprawnione do kontaktu z Wykonawcami: Bartosz Osmola, Magdalena Machnicka; e-mail: projekty@lazarski.edu.pl, tel. (+48) 22 54 35 411.

Projekt finansowany przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w ramach Programu Partnerstwa Strategiczne NAWA (2023).

Pytania i odpowiedzi

Treść wszystkich pytań przesłanych na adres projekty@lazarski.edu.pl przez potencjalnych wykonawców w toku postępowania oraz treść wszystkich odpowiedzi udzielonych przez Zamawiającego:

1. Pytania przesłane dnia 11.03.2025 r.: 

Dzień dobry, Przesyłam listę pytań, Będę wdzięczny za udzielenie odpowiedzi.

1. Cel filmu:
2. Długość filmu:
3. Linki do podobnych filmów na których chcielibyście się Państwo wzorować (np. przykłady od konkurencji, filmy z internetu / z naszej strony www / z naszych filmów poniżej):
4. Budżet nie powinien przekroczyć:
5. Miejsce nagrań:
6. Czy zapewniacie Państwo obecność osób występujących w filmie? Czy powinniśmy zatrudnić aktorów?
7. Lektor: Tak / Nie
8. Języki filmu: PL / ANG / inne (jakie)
9. Miejsca wyświetlania filmu (np. w Social Mediach, YouTube, w telewizji) :
10. Czy będziecie Państwo prowadzić płatną kampanię z wykorzystaniem filmu?Jeśli tak, to przez jaki okres czasu?
11. Dodatkowe uwagi: 

Odpowiedzi Zamawiającego na pytania przesłane dnia 11.03.2025 r. (odpowiedzi upublicznione dnia 12.03.2025 r.):

Ad. 1 Informacja podana w treści Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU w cz. II Przedmiot zamówienia.

Ad. 2 Informacja podana w treści Załącznika nr 1 (OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA) do Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU.

Ad. 3 Zamawiający nie publikuje w treści Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU i jego załącznikach informacji o produktach/usługach danych wykonawców.

Ad. 4 Zamawiający nie publikuje w treści Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU informacji o budżecie dostępnym na realizację zamówienia. 

Ad. 5 Informacje podane w treści Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU oraz Załącznika nr 1 (OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA) nie zawierają takiego wymogu.

Ad. 6 Informacje podane w treści Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU oraz Załącznika nr 1 (OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA) nie zawierają takiego wymogu.

Ad. 7 Informacje podane w treści Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU oraz Załącznika nr 1 (OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA) nie zawierają takiego wymogu.

Ad.8 Informacja podana w treści Załącznika nr 1 (OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA) do Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU.

Ad. 9 Zapisy określające przeniesienie przez Wykonawcę na Zamawiającego całości autorskich praw majątkowych oraz udzielenie zezwolenia na wykonywanie praw zależnych do materiałów, będących utworami w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, powstałych w ramach realizacji przedmiotu zamówienia (Utwory – montaż 51 krótkometrażowych filmów dydaktycznych) zostały podana w treści Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU w cz. II Przedmiot zamówienia (w tym zapisy Zapytania ofertowego określają pola eksploatacji).

Ad. 10 Zapisy określające przeniesienie przez Wykonawcę na Zamawiającego całości autorskich praw majątkowych oraz udzielenie zezwolenia na wykonywanie praw zależnych do materiałów, będących utworami w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, powstałych w ramach realizacji przedmiotu zamówienia (Utwory – montaż 51 krótkometrażowych filmów dydaktycznych) zostały podana w treści Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU w cz. II Przedmiot zamówienia (w tym zapisy Zapytania ofertowego określają pola eksploatacji).

Ad.11 Każdy potencjalny Wykonawca zobowiązany jest do zapoznania się z treścią Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU oraz jego załączników.

2. Pytania przesłane dnia 13.03.2025 r.: 

Dzień dobry,

bardzo zainteresował nas Państwa przetarg, mam kilka pytań i będę wdzięczny za udzielenie informacji.

1. Rozumiem, że nie mają Państwo filmiku wzorcowego, ale czy mogę prosić o podesłanie dowolnego przykładu materiału na jakim Państwu zależy?

2. Jak długi ma być pojedynczy materiał wideo? Czy mogą Państwo podać jakiś przedział? To jest niezbędne do wyceny.

3. Czy materiały należy oddawać stopniowo, czy wszystkie filmy jednorazowo - nie później niż do 30 października 2025.

4. Czy montaż będzie wykonany wyłącznie na podstawie materiałów surówkowych zleceniodawcy? 

Odpowiedzi Zamawiającego na pytania przesłane dnia 13.03.2025 r. (odpowiedzi upublicznione dnia 14.03.2025 r.):

Ad. 1 Zamawiający nie publikuje w treści Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU i jego załącznikach informacji o produktach/usługach danych wykonawców.

Ad. 2 Informacja podana w treści Załącznika nr 1 (OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA) do Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU.

Ad. 3 Sposób rozliczenia finansowego przedmiotu zamówienia został określony w treści Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU w cz. II Przedmiot zamówienia ust. 7 lit. b.

Ad. 4 Informacja podana w treści Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU w cz. II Przedmiot zamówienia.

3. Pytania przesłane dnia 14.03.2025 r.: 

Dzień dobry

W nawiązaniu do przeprowadzanego przez Państwa zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU chciałbym prosić, jeśli to jeszcze możliwe, o wyjaśnienie i doprecyzowanie jednej kwestii:

W pliku z zapytaniem ofertowym (https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https%3A%2F%2Fwww.lazarski.pl%2Fpl%2Fmedia%2F10566&wdOrigin=BROWSELINK) w sekcji II, punkcie 4, podpunkt  a, c i d mowa jest o:

- ";,opracowanie / zapewnienie i montaż "przebitek" filmowych i zdjęciowych;"

- "przeniesienie przez Wykonawcę na Zamawiającego całości autorskich praw majątkowych oraz udzielenie zezwolenia na wykonywanie praw zależnych do materiałów,"

- "dostarczenie Zamawiającemu wykazu wszystkich licencji użytych do montażu filmów oraz przekazanie Zamawiającemu (bez dodatkowych opłat, ponad wynagrodzenie za realizację przedmiotu zamówienia) wszystkich licencji użytych do montażu filmów niezbędnych do ich prawidłowego funkcjonowania, obsługi i do nieograniczonego w czasie korzystania i rozporządzania przez Zamawiającego przedmiotem zamówienia w kraju i za granicą, bez ograniczeń terytorialnych, na wszystkich znanych polach eksploatacji"

Moją wątpliwość budzi zapewnienie "przebitek", ergo korzystanie z dostępnych banków ujęć filmowych oraz przekazanie do nich praw majątkowych i licencji. Znane mi banki ujęć udzielają tylko licencji niewyłącznej osobie/firmie wykonującej projekt, bez możliwości dalszego przekazania tejże licencji (nota bene przekazania takiej licencji wiązałoby się z usunięciem tego ujęcia z danej bazy). W związku z tym wykonawcy mogą przekazać wykorzystane "przebitki" tylko i wyłącznie z wykonanym przez nich utworem, ale nie są w stanie spełnić warunków opisanych we wskazanych wyżej miejscach związanych z przekazaniem licencji (jedynie mogę poświadczyć, że taką licencję oni posiadają).

Czy w takim układzie wymóg przekazania opisanej w zapytaniu licencji jest wymogiem koniecznym do kwalifikacji składanej oferty, czy też na późniejszym etapie takie kwestia będą rozwiązywane na zasadzie osobnych ustaleń?

Oczywiście przekazanie licencji nie jest problematyczne w przypadku "opracowania przebitek". To jednak zdecydowanie zmultiplikowałby koszty, jeśli wziąć pod uwagę liczbę filmów dydaktycznych oraz brak informacji o ich dokładnym zakresie tematycznym :)

Mam nadzieję, że w sposób logiczny i zrozumiały opisałem niejasną dla mnie wkestię

Odpowiedzi Zamawiającego na pytania przesłane dnia 14.03.2025 r. (odpowiedzi upublicznione dnia 14.03.2025 r.):

Zamawiający nie określa sposobu w jaki Wykonawca ma opracować / zapewnić „przebitki” filmowe i zdjęciowe. W treści Załącznika nr 1 (OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA) do Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU określony został ogólny poziom złożoności tego typu materiałów. Zamawiający nie ma wpływu na to z jakich źródeł Wykonawca na etapie realizacji przedmiotu zamówienia będzie pozyskiwać/tworzyć materiały dodatkowe. Zapisy określające przeniesienie przez Wykonawcę na Zamawiającego całości autorskich praw majątkowych oraz udzielenie zezwolenia na wykonywanie praw zależnych do materiałów, będących utworami w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, powstałych w ramach realizacji przedmiotu zamówienia (Utwory – montaż 51 krótkometrażowych filmów dydaktycznych) zostały podane w treści Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU w cz. II Przedmiot zamówienia (w tym zapisy Zapytania ofertowego określają pola eksploatacji). Sposób przygotowania i złożenia oferty został podany w treści Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU w cz. VI. Sposób przygotowania oferty oraz VII. Termin i sposób złożenia oferty. Informacje podane w treści Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU nie wymagają przekazywania wraz z ofertą żadnych licencji.

4. Pytania przesłane dnia 15.03.2025 r. (sobota): 

Dzień dobry,

zwracam się z prośbą o przedstawienie bardziej szczegółowych informacji dotyczących przedmiotu zamówienia opisanego w Zapytaniu Ofertowym nr 1/2025/ZAP/ToJLU z dnia 04.03.2025 r. Ani w treści Zapytania Ofertowego, ani w Opisie Przedmiotu Zamówienia nie ma żadnych informacji dotyczących tego co będą zawierały scenariusze filmów, jak również nie określono w jaki sposób filmy powinny wyglądać (wymieniono jedynie parametry techniczne filmów). Czy to znaczy, że Wykonawca zobowiązany jest spełnić wyłącznie wymogi wskazanych w OPZ parametrów technicznych, natomiast sam wybiera najbardziej dogodną dla siebie formę wizualną? W OPZ nie określono jakiego rodzaju przebitki filmowe mają zostać w filmach użyte.

W celu właściwego oszacowania budżetu Wykonawca powinien otrzymać następujące informacje:

- jakiego rodzaju lokalizacji będą wymagać przebitki filmowe? Czy wszystkie z nich da się nakręcić w mieszkaniu bądź studiu filmowo-fotograficznym albo w plenerach ogólno-dostępnych, czy jednak będą to specjalistyczne lokalizacje wymagające trudnych do zdobycia pozwoleń?

- czy przebitki filmowe będą wymagać użycia specjalistycznych rekwizytów lub kostiumów?

- czy przebitki filmowe będą wymagać udziału aktorów, a jeśli tak to jaka liczba aktorów będzie przypadać na 1 film i jakiego rodzaju mieliby być to aktorzy (profesjonalni? amatorzy? jaka grupa wiekowa? cechy charakterystyczne?)

- czy przebitki filmowe mają zawierać nagrane dialogi lub wypowiedzi osób (poza wypowiedziami ekspertów, o których mowa w puncie 4.a cz. II Zapytania Ofertowego), czy też mają to być sceny nieme ilustrowane jedynie głosem lektora lub napisami?

- opis przedmiotu zamówienia w zapytaniu ofertowym nie wskazuje jednoznacznie czy nagranie wypowiedzi ekspertów (o których mowa w puncie 4.a cz. II Zapytania Ofertowego) będzie należeć do zadań Wykonawcy, czy też gotowe nagrania zostaną dostarczone przez Zamawiającego. Czy Zamawiający sam zapewnia i opłaca ekspertów?

- w Zapytaniu Ofertowym wskazano, że do zadań Wykonawcy należeć będzie "stworzenie tłumaczeń dla osób niesłyszących", nie doprecyzowano jednak w jakiej formie. Opis Przedmiotu Zamówienia mówi wyłącznie o napisach rozszerzonych w 2 wersjach językowych. Czy zatem tłumaczenia dla osób niesłyszących oznaczają wykonanie napisów (tzw. subtitles), czy też wymagane jest nagranie z udziałem lektora języka migowego, co znacznie wpływa na wycenę każdego filmu?

Z góry dziękuję za udzielenie wyjaśnień,

Odpowiedzi Zamawiającego na pytania przesłane dnia 15.03.2025 r. (odpowiedzi upublicznione dnia 17.03.2025 r.):

Ad.1 Zamawiający w treści Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU w cz. II Przedmiot zamówienia wskazał, że „Przedmiotem zamówienia jest techniczne opracowanie 51 krótkometrażowych filmów dydaktycznych, w tym: montaż, w oparciu o scenariusze dostarczone przez Zamawiającego, surowego materiału filmowego dostarczonego przez Zamawiającego zawierającego, prezentacje, grafiki i uzupełniające je surowe nagrania wypowiedzi ekspertów,  opracowanie infografik i ich implementacja do filmów, stworzenie tłumaczeń dla osób niesłyszących, opracowanie / zapewnienie i montaż "przebitek" filmowych i zdjęciowych, opracowanie i montaż plansz informacyjnych,  zapewnienie jakości technicznej na poziomie nie niższym niż określony w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego (Opis przedmiotu zamówienia, dalej „OPZ”), w ramach działań realizowanych na rzecz osiągniecia celu Projektu⁴.”

Przypis dolny nr 4: „Celem projektu jest wzmocnienie potencjału Uczelni Łazarskiego w zakresie realizowania celów społecznej odpowiedzialności i ESG (Environmental, Social, Corporate Governance) na arenie międzynarodowej oraz wypracowanie trwałych rozwiązań w zakresie współpracy z Partnerami międzynarodowymi Uczelni w obszarze dydaktycznym i naukowym poprzez wspólne przygotowanie wysokiej jakości merytorycznej materiałów dydaktycznych do nauczania na temat 17 celów zrównoważonego rozwoju (dalej ZR) z wykorzystaniem metody uczenia problemowego (PBL: problem-based learning).”

Zgodnie z tym podstawowym opisem tematyka filmów będzie dotyczyć 17 celów zrównoważonego rozwoju. „Przebitki” filmowe i zdjęciowe będą ilustrować tę tematykę. Zamawiający nie określa lokalizacji występujących w „przebitkach” filmowych i zdjęciowych, w tym Zamawiający nie zawarł w treści Zapytania ofertowego i jego załącznikach wymogu dostępu do specjalistycznych lokalizacji wymagających trudnych do zdobycia pozwoleń.  

Ad.2 Zgodnie z odpowiedzą dla pytania nr 1 „przebitki” filmowe będą ilustrować tematykę dotyczącą 17 celów zrównoważonego rozwoju. Zamawiający nie zawarł w treści Zapytania ofertowego i jego załącznikach wymogu użycia specjalistycznych rekwizytów lub kostiumów.   

Ad.3 Zgodnie z odpowiedzą dla pytania nr 1 „przebitki” filmowe będą ilustrować tematykę dotyczącą 17 celów zrównoważonego rozwoju. Zamawiający nie zawarł w treści Zapytania ofertowego i jego załącznikach wymogu zatrudnienia aktorów.   

Ad.4 Zamawiający nie określa sposobu w jaki Wykonawca ma opracować / zapewnić „przebitki” filmowe i zdjęciowe. W treści Załącznika nr 1 (OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA) do Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU określony został ogólny poziom złożoności tego typu materiałów. Tym samym zamawiający dopuszcza możliwość, że będą to sceny nieme ilustrowane jedynie głosem lektora, napisami. 

Ad.5 Materiały dostarczane przez Zamawiającego zostały określone w treści Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU w cz. II Przedmiot zamówienia ust. 4 lit. a. Surowe nagrania wypowiedzi ekspertów zostaną dostarczone przez Zamawiającego. 

Ad.6 Informacja podana w treści Załącznika nr 1 (OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA) punkt 7. do Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU. Zamawiający nie wymaga dodatkowych tłumaczeń. Podstawowe wymogi dotyczące napisów rozszerzonych zostały zawarte w treści Zapytania ofertowego nr 1/2025/ZAP/ToJLU w cz. II Przedmiot zamówienia, w tym Zamawiający podał link do właściwych standardów dostępności.